Довідково-бібліографічний апарат (ДБА) – це комплекс взаємопов'язаних і доповнюючих один одного частин, призначених для відображення і розкриття фонду бібліотеки, забезпечення читачів потрібною їм інформацією і сприяння професійній бібліотечно-бібліографічній діяльності.
Якість ДБА визначає рівень всієї роботи бібліотеки, в першу
чергу бібліографічної.
Традиційний ДБА
складається з трьох основних частин:
• системи бібліотечних
каталогів, оптимальної для конкретної бібліотеки;
• системи картотек;
•
довідково-бібліографічного фонду.
У бібліотеках, де видають велику кількість довідок за
разовими запитами читачів і користувачів, організується і ведеться фонд
виконаних бібліографічних довідок (по суті, він являє собою фонд неопублікованих
бібліографічних посібників – бібліографічних списків).
Систему каталогів утворюють зазвичай алфавітний,
систематичний і предметний каталоги, а також краєзнавчий каталог. Призначення
каталогів полягає в тому, щоб розкрити фонди в різних аспектах – за видами
документів, за прізвищем автора і назвами, за змістом та іншими ознаками з
урахуванням приналежності видань до певного підрозділу бібліотеки (читального
залу, абонементу і т. д.).
Картотеки у складі традиційного ДБА грають істотну роль, так
як в них зосереджений запас різноманітної інформації. Бібліотеки формують
систему картотек з урахуванням своєї специфіки і можливостей.
Найчастіше
організовуються і ведуться:
• загальні бібліографічні
картотеки – систематична картотека статей (СКС);
• тематичні картотеки;
• краєзнавчі картотеки;
• спеціальні картотеки
(назв художніх творів, рецензій, персоналій, картотеки творів образотворчого
мистецтва та інші).
Система бібліографічних картотек аналітично розкриває склад і
зміст газет, журналів та періодичних збірників, що продовжуються і деяких
неперіодичних видань в різних аспектах: за всіма галузями знань, певними темами
і питаннями, про край, про окремі види або жанри творів і т. д.
Щоб уникнути істотних втрат інформації споріднені ділення
картотек різних видів повинні бути пов'язані системою посилань. Крім того,
картотеки і каталоги (перш за все СК, загальна бібліографічна, краєзнавча
і тематичні картотеки, якщо вони ведуться) повинні бути взаємопов'язані і
доповнювати один одного. Це досягається за допомогою посилань на аналогічні
ділення СК і картотек в єдиному алфавітно-предметному покажчику (АПП), в якому
передбачаються також персоналії (про кожну особу наводяться прізвище, ініціали
та галузь діяльності). АПП регулярно поповнюється новими поняттями і персональними
рубриками, що підвищує його пошукові можливості та забезпечує найбільшу
ефективність використання каталогів і картотек.
Таким чином, система каталогів і картотек (в традиційному
варіанті) – це частина ДБА бібліотеки, що представляє собою сукупність планомірно
організованих, взаємопов'язаних і доповнюючих один одного карткових каталогів і
картотек.
Відмінність
каталогів від картотек полягає
в наступному. Каталоги відповідають фонду бібліотеки, а для аналітичної обробки
і подальшого відображення в картотеках із загального фонду відбираються
найбільш цінні в інформаційному відношенні видання (з урахуванням попиту
читачів). Крім того, картотеки можуть містити відомості про матеріали, яких вже
немає в бібліотеці, так як видання давно списані. Репертуар розписуємих видань
щорічно переглядають і коректують з урахуванням читацького попиту.
Довідково-бібліографічний
фонд (ДБФ) – це частина
традиційного ДБА, що включає видання та матеріали, які містять різноманітну
інформацію і необхідні для здійснення всіх процесів бібліографічної діяльності
бібліотеки. До складу ДБФ із загального фонду бібліотеки виділяються слідуючі
видання:
• офіційні періодичні і
неперіодичні;
• деякі наукові видання з
різних галузей знань, в яких є прикнижкові та внутрішньокнижкові
бібліографічні списки і покажчики;
• нові навчальні видання
(навчальні програми та підручники, в першу чергу з суспільних наук);
• науково-популярні книги,
що містять, наприклад, новітню інформацію з окремих галузей
природознавства або медицини, а також списки додаткової літератури з теми
(проблеми);
• довідкові видання
різного цільового призначення – енциклопедії та енциклопедичні словники
(універсальні та галузеві), довідники (тематичні, біографічні, статистичні та
ін.), словники (термінологічні, біографічні тощо), путівники;
• інформаційні та бібліографічні видання найбільших центрів національного і
регіонального рівнів (Книжкова палата України, Національні бібліотеки, обласні
УНБ) – державні бібліографічні покажчики, науково-допоміжні,
професійно-виробничі, видавничі і книготорговельні, краєзнавчі, рекомендаційні
і популярні (з урахуванням потреб і можливостей бібліотеки);
• практичні і методичні
видання (з організації і методики бібліотечно-бібліографічного обслуговування
та іншим спеціальним питанням);
• журнали та періодичні збірники з бібліотечної справи і
бібліографії, в яких, крім статей та інших корисних для роботи матеріалів,
багато бібліографічних публікацій – покажчиків, списків і оглядів літератури
(вони повинні розписуватися для відображення в картотеці бібліографічних
посібників й активно використовуватися).
Фонд виконаних бібліографічних довідок – це частина ДБА, що представляє собою зібрання
раніше виконаних письмових бібліографічних довідок (перш за все тематичних). У
такому фонді зберігаються копії відповідей на складні разові запити читачів,
які потребували бібліографічних розвідок і консультацій з фахівцями, а також
копії довідок з актуальних питань. Ці довідки можуть представляти інтерес для
багатьох читачів, причому не тільки даної бібліотеки.
Фонд виконаних довідок має службове призначення. Копії
довідок розставляють за галузями знань і за темами в каталожних ящиках (у
відповідних розподілах).
На сьогодні ДБА зазнав
істотних змін. Система каталогів і картотек поповнилася новими видами,
з'явилися електронні каталоги і бази даних, збільшилася кількість
фактографічних картотек (серед них – картотеки нових
слів і значень, адресні картотеки, наприклад, рекламних служб, видавничих
організацій, благодійних фондів тощо). Крім того, до складу ДБФ почали включати
довідково-інформаційні видання на нетрадиційних носіях. Таким чином, ДБА
трансформувався в довідково-пошуковий апарат (ДПА), який відрізняється зовсім
іншими, більш широкими можливостями.
Сучасний
Довідково-пошуковий апарат – це
сукупність традиційних та електронних елементів, організованих за допомогою
відповідних програмних засобів, які забезпечують вихід у відкритий
інформаційний простір.
До складу сучасного
ДПА входять:
• система бібліотечних
каталогів;
• система бібліографічних
картотек (баз даних);
• бібліографічні видання;
• фонд виконаних
бібліографічних довідок;
• фонд довідкових видань;
• фактографічні пошукові
системи (фактографічні БД);
• єдиний алфавітно-предметний покажчик (АПП)
до Довідково-пошукового апарату (ДПА).
Система каталогів відображає книжковий фонд бібліотеки в різних аспектах:
традиційні (карткові) каталоги продовжують використовуватися, причому кожен з
них виконує свої функції, інформуючи про наявні виданнях за весь період
існування бібліотеки, а електронний каталог містить, як правило, відомості про
нові надходження до фонду тільки з певного року. ЕК поєднав у собі функції
декількох традиційних каталогів (алфавітного, систематичного, предметного),
надаючи користувачу можливість вести багатоаспектний пошук, отримувати інформацію
про різні види документів.
По суті в Довідково-бібліографічному фонді (ДБФ)
з'явилися два структурних елементи: один об'єднує джерела бібліографічної
інформації (бібліографічні видання, бібліографічні картотеки і БД, фонд
виконаних бібліографічних довідок), а інший – джерела фактографічної інформації
(традиційні довідкові видання різного призначення – енциклопедії, словники,
довідники, путівники тощо, фактографічні БД з адресами, відомостями про товари
і послуги підприємств і фірм, біографічними даними).
Важливе значення має розміщення ДБА в бібліотеці: він повинен бути доступний читачам, а не
тільки співробітникам. Тому ДБА, як правило, розташовується в спеціальному
приміщенні як єдине ціле, бажано компактно. Деякі бібліотеки організують зали
інформаційної підтримки, де розміщуються каталоги, картотеки і забезпечується
доступ до всіляких БД, якими можуть користуватися і читачі, а бібліографи,
бібліотекарі консультують та надають їм допомогу в пошуку інформації.
ДБФ, будучи частиною фонду бібліотеки, в той же час має
особливе призначення і розташовується або в бібліографічному відділі, або в
іншому підрозділі бібліотеки (наприклад, в читальному залі).
Основні характеристики каталогів, картотек, баз даних
містяться в таких обов'язкових документах, як паспорта. Це важливо насамперед
тому, що з появою великої кількості баз і банків даних для зовнішнього
використання необхідна уніфікація форми і набору необхідних відомостей.
У паспорті вказуються: назва картотеки або БД, тематика, рік
організації (створення), джерела комплектування, хронологічні рамки, обсяг і
щорічний приріст, регулярність (періодичність) поповнення новими відомостями
(актуалізація даних), види відображених документів, склад бібліографічних
записів (способи бібліографічної характеристики), структура або схема
(бібліографічне групування, розташування БЗ в розподілах),
інформаційно-пошукові мови, допоміжний апарат, прізвище відповідального за
ведення.
Саме в роботі зі створення ДБА (ДПА) бібліотеки проявляється
розуміння головного принципу
бібліографічної роботи: одноразова аналітико-синтетична переробка
інформації і багаторазове та багатоцільове використання її результатів.
Бібліографи спеціального підрозділу і інші співробітники, які беруть участь у
формуванні та веденні різних підрозділів ДБА (ДПА), повинні прагнути надійно і
повністю зберегти інформацію, щоб в потрібний час використовувати її при
обслуговуванні читачів, а крім того забезпечувати можливість максимально
ефективного використання зовнішніх інформаційних ресурсів (в режимі віддаленого
доступу). Інакше кажучи, використовувати в повсякденній бібліографічній роботі
віддалені електронні джерела інформації, доповнюючи і розширюючи тим самим свої
власні інформаційні ресурси та перелік послуг, що надаються читачам, а також
сприяти втіленню функціонуючого у бібліотеках ДБА у віртуальний ДПА.
Список
літератури:
1. Авдонина
Н. А. Фонд выполненных справок – важный элемент СБА / Н. А. Авдонина, Н. С.
Масловская // Библиография. – 2008. – № 5. – С. 30-34.
2. Гуцол
Г. Удосконалення системи каталогів Книжкової палати України для ефективного обслуговування
користувачів / Г. Гуцол, Н. Трухан // Вісник Книжкової палати. – 2012. – № 1. –
С. 13-18.
3. Добко
Т. Довідково-бібліографічне обслуговування в електронну еру: розвиток
навігаторської функції / Т. Добко // Бібліотечний вісник. – 2003. – № 1.
– С. 2-7.
4. Остапчук
Ю. Обгрунтування терміна "довідково-бібліографічний апарат
бібліотеки" / Ю. Остапчук // Бібліотечний вісник. – 2009. – № 4. –
С. 33-37.
5. Справочно-библиографический
аппарат библиотеки // Диомидова Г. Н. Библиографоведение : учеб. для сред.
проф. учеб. заведений / Г. Н. Диомидова ; отв. ред. Д. Рапопорт. – СПб. :
Профессия, 2002. – С. 182-196.
6. Справочно-библиографический
аппарат (СБА) библиотеки // Коготков Д. Я. Библиографическая деятельность
библиотеки: организация, технология, управление : учеб. для студ. вузов / Д. Я.
Коготков ; под общ. ред. О. П. Коршунова. – СПб. : Профессия, 2003. – С. 67-75.
7. Справочно-библиографический
аппарат как база обслуживания // Справочник библиографа / Е. Н. Буринская, Н.
И. Веденяпина, Н. И. Гендина и др.; редкол.: А. Н. Ванеев (науч. ред.) и др. –
Изд. 3-е, перераб. и доп. – СПб. : Профессия, 2005. – С. 469-477.
8. Шкаріна В. Концепція ДБА бібліотеки / В. Шкаріна // Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського / редкол.: О. С. Онищенко (голова) та ін. – Вип. 18. – К. : НБУВ, 2007. – С. 198-209.
9. Шкаріна В. Латентна та афінна підсистеми довідково-бібліографічного аппарату бібліотеки / В. Шкаріна // Бібліотечний вісник. – 2017. – № 5. – С. 20-26.
